FATTURA ELETTRONICA: quando e perchè viene scarta dal SdI

La fattura elettronica inviata al Sistema di Interscambio, prima di essere recapitata al suo destinatario, viene sottoposta ad una serie di controlli fondamentali per il suo inoltro definitivo.

Quali sono i controlli che il Sistema di Interscambio effettua sulla fattura elettronica?

La fattura elettronica, ovvero l’ormai noto file xml generato ed inviato al SdI, prima di essere inoltrato al destinatario, viene sottoposto ad una serie di controlli dallo stesso SdI , al fine di prevenire errori in fase di elaborazione e per accelerare anche le tempistiche di pagamento dei documenti stessi.
Per evitare che il file xml venga scartato dal Sistema, questo deve superare una serie di controlli relativi alla :

1. nomenclatura ed unicità del file trasmesso, ovvero verificare che il file contenga l’ identificativo fiscale dell’emittente ( piva / cf con identificativo paese) , a seguire il carattere ” _ ” (underscore/ trattino basso) ed un numero progressivo univoco;
2. dimensione del file trasmesso , non oltre i 5 mb;
3. integrità del documento, ossia che vengano rispettate le specifiche tecniche della struttura del file xml stabilite, e sia indicato se la trasmissione è verso PA o Business;
4. autenticità del certificato di firma, viene infatti effettuata una verifica sull’esistenza della firma digitale e che quest’ultima sia verificabile ( file p7m );
5. conformità del formato fattura;
6. coerenza e validità del contenuto della fattura,  viene eseguito un controllo sui calcoli tra gli importi sviluppati  e dei riepiloghi iva;
7. unicità della fattura;
8. recapitabilità della fattura, viene controllato che sia stato inserito l’ID destinatario, indicato con ID assegnato al singolo destinatario oppure dall’indirizzo di posta elettronica certificata.

A cosa deve fare attenzione l’emittente della fattura affinchè questa non venga scartata dal SdI?

Se per i controlli effettuati sui primi 7 punti sopra indicati, sarà il software gestionale  o altro sistema di creazione del file xml utilizzato dall’emittente della fattura, a preoccuparsi di rispettare tutte le specifiche tecniche previste dalla normativa, per la recapitabilità della fattura, dovrà essere invece il titolare dell’azienda o il libero professionista che emette il documento a reperire ed inserire le informazioni relative all’ID o alla PEC del destinatario.
Questi due elementi, alternativi tra loro, sono essenziali ai fini del corretto recapito della fattura. Nel caso in cui non si possegga alcuno dei due dati necessari, il campo può essere compilato con l’apposizione di sette zeri (0000000 ) e in questo caso la fattura non verrà recapitata direttamente al destinatario, ma verrà resa disponibile all’emittente nella sua area riservata presso il sito dell’Agenzia delle Entrate, o sarà il servizio dell’intermediario utilizzato a fornire le dovute indicazioni sullo stato del documento .
L’inoltro della fattura al destinatario potrebbe essere scartata dal SdI , anche in caso la pec non corretta, scaduta o piena, in questo caso  verrà informato il soggetto emittente che dovrà dare notizia al destinatario, attraverso i canali solitamente utilizzati.

Attenzione anche alla veridicità dei codici fiscali e delle partite IVA relative ai soggetti trasmittenti, cedenti/prestatori, cessionari /committenti, rappresentante fiscale, oggetto di controllo da parte del SdI attraverso una verifica di presenza nell’anagrafe tributaria. Infatti, qualora la partita iva fosse inesistente il file viene scartato automaticamente.

Cosa succede se il file viene scartato dal SdI?

Se l’esito di tutti questi controlli è positivo il file della fattura elettronica viene trasmesso al destinatario e la corrispondente notifica inviata al soggetto emittente, qualora però  vi siano delle irregolarità viene emessa una notifica di scarto e la fattura può essere reinviata entro 5 giorni effettivi (non lavorativi) con lo stesso numero fattura e la stessa data.

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