FATTURA ELETTRONICA: come fare la conservazione

Per la fattura elettronica, la conservazione a norma di legge non avviene più con il documento cartaceo o con il file pdf ricevuto per email, ma attraverso delle specifiche procedure tecniche attuate dal soggetto che emette fattura, oppure tramite intermediario, o ancora tramite il servizio dell’agenzia delle entrate.

La fattura elettronica che sappiamo essere un file xml, che può essere trasmesso al destinatario solo attraverso il Sistema di Interscambio, può essere conservato tramite il servizio gratuito dell’agenzia dell’entrate o ancora attraverso un soggetto intermediario, o direttamente dal soggetto che emette il documento.

Come avviene la conservazione della fattura elettronica con l’Agenzia dell’Entrate?

Il sistema di trasmissione delle fatture elettroniche messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate prevede anche un servizio di conservazione delle stesse e di esibizione di tutte quelle conservate, emesse e ricevute.
Per poter aderire a tale servizio, una volta registrati al sistema dell’agenzia con le proprie credenziali, è sufficiente accedere alla sezione Fattura Elettronica, e a seguire a quella di Conservazione.

Presa visione ed accettati i termini dell’accordo del servizio, l’Agenzia provvederà a mantenere attivo il servizio per 3 anni, rinnovabile dal contribuente tramite un’apposita area, e a conservare a norma le fatture trasmesse e ricevute al SdI, per 15 anni.

Come conservare le fatture elettroniche presso la propria sede?

Qualora il contribuente provveda ad inviare autonomamente le fatture elettroniche al SdI, queste devono ovviamente rispettare le caratteristiche tecniche prescritte per legge, quindi essere in un formato xml, firmate digitalmente ( formato p7m ) e successivamente inviate tramite pec all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it .
La loro successiva conservazione, potrà avvenire secondo il proprio sistema di conservazione sostitutiva, conservando solo il file trasmesso al SdI , dopo aver eventualmente provveduto alla loro conversione in formato leggibile, come ad esempio il “Pdf” per una più facile lettura.

Se invece utilizziamo un intermediario per la generazione e la trasmissione delle fatture elettroniche, lo stesso si farà carico anche della loro conservazione secondo i termini indicati nel servizio sottoscritto.

Importante: Le fatture elettroniche soggette a conservazione sono solo quelle trasmesse al SdI .

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