FATTURA PROFORMA : COSA E’ COME FUNZIONA QUANDO SI USA

La fattura proforma quando usarla ? Come compilarla ? Perchè usarla, quali sono i vantaggi ?

Definizione


Cominciamo cercando di capire meglio cosa è questo tipo di documento : la proforma è un documento non fiscale, che contiene gli stessi dati di una fattura normale, ma che riporta la dicitura “FATTURA PROFORMA – Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. “. A questo link trovi la definizione completa.

Come deve essere compilata?

dati da inserire nel documento, sono gli stessi che vanno inseriti nella “fattura standard” :

  • intestazione del documento
  • dati del cliente
  • dettaglio dei servizi e/o prodotti ceduti al cliente
  • indicazione dei riepiloghi contabili iva
  • tipo di pagamento
  • riferimenti per incassi

A tutti questi dati deve essere obbligatoriamente aggiunta la dicitura riportata in precedenza.

Come gestire la numerazione

Il numero assegnato alla fattura proforma è un numero indipendente da quello assegnato alla fatturazione standard.

Essendo un documento non fiscale, la proforma, a differenza della standard, può essere cancellata, modificata, etc … senza doversi preoccupare della numerazione assegnata.

Perchè usare la proforma?

“L’avviso di fattura”, come viene anche indicata la proforma, viene usata normalmente per “anticipare” al cliente la comunicazione della fattura standard.
Quindi è inviata al cliente, che può effettuare il pagamento di quanto dovuto ed in seguito ricevere la fattura definitiva.

E’ chiaro che  se usate la proforma, non anticipate iva,  che pagherete solo dopo aver ricevuto il pagamento da parte del cliente stesso.

Vantaggi nell’ utilizzo della proforma

Come accennato precedentemente, il primo vantaggio è quello di emettere la fattura definitiva solo dopo aver ricevuto il pagamento da parte del vostro cliente, evitando di anticipare l’iva.

Altri vantaggi sono:

  • 
la possibilità da parte del cliente di controllare cosa è stato fatturato
  • evitare errori formali o sostanziali nella fatturazione, in modo da non dover poi creare note di credito, etc…

Per i liberi professionisti , essendo prestazioni di servizi , per cui l’obbligo dell’emissione della fattura è al momento del pagamento del cliente, l’avviso di “fattura” è molto utile ed usato perché permette al committente (cliente) della prestazione, di avere un documento con tutti i riferimenti della prestazione completo delle eventuali spettanze e delle relative spese.

Chi può usare la fattura proforma?

Non c’è nessun limite ai soggetti che possono usare questo tipo di documento. 

Che tu sia un libero professionista o una piccola impresa, puoi usare questo tipo di documento e sfruttare tutti i vantaggi sopra elencati.  

Ricorda sempre che :

  • devi sempre indicare che non è documento fiscale
  • devi emettere fattura standard quando ricevi il pagamento

La proforma con COMPANY015

La fattura proforma è presente all’interno del modulo di fatturazione e ti permette di emettere i documenti, con una numerazione separata dalla fatturazione standard.

Con COMPANY015 per la fattura proforma puoi :

  • emettere la proforma
  • inviarla per email al cliente, tracciandone l’apertura e la lettura
  • generare la fattura definitiva dalla fattura proforma
  • gestire le scadenze della proforma nell’estratto conto cliente, come una fattura normale

L’ultimo punto merita un approfondimento.
Se emetti con frequenza le fatture proforma, potresti avere l’esigenza di controllare e gestire anche gli incassi delle stesse.

Normalmente l’iter di gestione è il seguente :

  • emissione della proforma
  • incasso
  • emissione della definitiva
  • registrazione incasso della fattura definitiva

Se però hai necessita’ di monitorare la situazione delle scadenze proforma, COMPANY015 ti permette di impostare la “gestione delle scadenze su proforma”.
Con questo tipo di opzione puoi ottenere le scadenze per il cliente anche generate da fatture proforma, con aggiornamento dell’estratto conto.

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