\nDall\u2019analisi emerge poi, che i processi semplificati ed il migliore accesso ai dati, si traduce in una notevole riduzione dei tempi e di conseguenza, in un miglioramento dell\u2019iter lavorativo.<\/p>\n
Per dirla in\u00a0maniera pi\u00f9 semplice,<\/em><\/strong>\u00a0avere a disposizione uno strumento che permette di\u00a0salvare i documenti dell\u2019attivit\u00e0 in un posto, dove posso consultarli in maniera veloce<\/em>, ed allo stesso tempo posso\u00a0anche condividerli<\/em>\u00a0con collaboratori, partner, dipendenti, etc \u2026\u00a0aiuta la mia attivit\u00e0 a lavorare meglio<\/em>.<\/p>\ncome pu\u00f2 l'archiviazione digitale dei documenti rendere la tua attivit\u00e0 pi\u00f9 produttiva? <\/a><\/span>Share on X<\/a><\/span>\n Oramai qualsiasi imprenditore o libero professionista, sa che\u00a0avere a disposizione le informazioni\u00a0in qualsiasi momento,\u00a0pu\u00f2 fare la differenza.<\/p>\n Uno dei primi\u00a0strumenti utilizzati nella microimpresa per archiviare<\/strong>\u00a0e scambiare documenti \u00e8 stata, ed in alcuni casi lo \u00e8 ancora, la posta elettronica.<\/p>\n Non sono rari i casi di\u00a0organizzazione e classificazione dei messaggi<\/em>\u00a0nel proprio client di posta elettronica. Ma forse questo non \u00e8 lo strumento pi\u00f9 adatto, non credi ?<\/p>\n L\u2019esigenza di\u00a0archiviare \u00e8\u00a0basilare\u00a0nella gestione quotidiana dell\u2019attivit\u00e0. Ci\u00a0sono tanti documenti\u00a0dalle fatture, ai contratti, ai preventivi, l\u2019estratto conto bancario, l\u2019affitto dell\u2019attrezzatura, etc\u2026 che bisogna conservare, ma soprattutto \u00e8 necessario poterli ricercare e consultare.<\/p>\n E\u2019 fondamentale avere un\u2019organizzazione dei documenti.\u00a0<\/em><\/p><\/blockquote>\n Tutto sta diventando digitale. Con l\u2019introduzione della\u00a0fattura elettronica<\/strong>, anche questo tipo di documento si \u00e8 trasformato in un supporto digitale. Riceviamo una serie di documenti in PDF, che sono l\u2019unica copia del documento stesso.<\/p>\n E\u2019\u00a0\u00a0giunto il momento\u00a0di organizzare il tuo\u00a0archivio digitale.<\/p><\/blockquote>\n Indipendentemente dalla tua attivit\u00e0,\u00a0sono\u00a03 le caratteristiche\u00a0di base\u00a0<\/strong>che lo strumento che scegli deve necessariamente avere :<\/p>\n \u2013 essere\u00a0sicuro<\/strong><\/p>\n \u2013 essere\u00a0di\u00a0facile consultazione<\/strong><\/p>\n \u2013 essere\u00a0condivisibile<\/strong><\/p>\n Non ci possono essere soluzioni \u201cfatte in casa<\/em>\u201d, a meno che la tua attivit\u00e0 non si occupi proprio di archiviazione digitale.<\/p>\n Non bisogna\u00a0confondere\u00a0tra\u00a0archiviazione digitale<\/em>\u00a0e\u00a0conservazione sostitutiva<\/em>,\u00a0sono due cose diverse.<\/strong><\/p>\n La\u00a0sicurezza\u00a0<\/strong>dei documenti\u00a0deve essere data di base anche nell\u2019archiviazione digitale<\/strong>\u00a0e non soltanto nella conservazione sostitutiva.<\/p>\n Quando si sceglie un servizio, devono essere\u00a0presenti alcune\u00a0caratteristiche di base<\/strong>, che vengono \u201cacquistate<\/em><\/strong>\u201d e che devono darci la tranquillit\u00e0 di operare con\u00a0un sistema sicuro e garantito.<\/strong><\/p>\n Sul mercato esistono\u00a0soluzioni\u00a0<\/strong>di archiviazione e condivisione\u00a0gratuite<\/strong>, che permettono di organizzare il proprio archivio. Il fatto che siano gratuite, pu\u00f2 per\u00f2 a volte avere un risvolto negativo, se \u00e8 gratis potrebbe essere limitato lo spazio, potrebbe non essere garantita la continuit\u00e0 di servizio, etc \u2026<\/p>\n In alcuni casi sono ottime soluzioni, ma\u00a0vanno prese per quelle che sono<\/strong>, un servizio gratuito che potrebbero sospendere in qualsiasi momento,\u00a0non capita ma se capita<\/em>\u00a0?<\/strong><\/p>\n L\u2019archiviazione dei documenti in formato digitale, diventa un\u00a0valido strumento\u00a0solo se<\/strong>\u00a0i documenti possono essere\u00a0consultati in maniera\u00a0facile e veloce<\/strong>.<\/p>\n Uno degli elementi che pu\u00f2 dare questo risultato \u00e8 certamente l\u2019architettura\u00a0cloud<\/strong>. Poter accedere ai propri documenti da un dispositivo collegato ad internet, permette di avere sempre a disposizione le informazioni di cui ho bisogno.<\/p>\n Condividere le informazioni \u00e8 necessario\u00a0<\/strong>:\u00a0un imprenditore o una micro impresa ha almeno un partner esterno che \u00e8 il proprio commercialista.<\/em>\u00a0L\u2019archivio digitale deve essere condiviso anche con lui.<\/p>\n Questo si traduce, ad esempio, nel fatto che quando riceviamo il pdf dell\u2019estratto conto bancario, lo archiviamo ed il commercialista lo pu\u00f2 consultare. Questa stessa operazione la puoi fare anche inviando per email, all\u2019email dello studio, il pdf.<\/p>\n E di conseguenza devi :<\/p>\n L\u2019operazione pi\u00f9 o meno si svolge in questo modo, e sei libero di gestirla cos\u00ec.<\/p>\n Rifletti per\u00f2 su questo<\/strong>\u00a0,\u00a0non diventa pi\u00f9 veloce e sicuro archiviare il pdf dell\u2019estratto conto nel tuo sistema ?<\/em>\u00a0Una sola operazione ed hai finito.\u00a0Il tuo commercialista sa dove sono gli estratti conto della tua banca, e quando gli serve consultarli lo fa, senza doverti chiedere se l\u2019hai ricevuto, se l\u2019hai mandato, etc \u2026\u00a0Hai risparmiato tempo ed hai tutto sotto controllo.<\/p>\n Hai bisogno di archiviare i tuoi documenti se vuoi risparmiare tempo e denaro.<\/p>\n Devi archiviare i tuoi documenti in modo che: siano al sicuro, siano di facile consultazione, siano condivisibili<\/em><\/p><\/blockquote>\nMa come archiviare i documenti?<\/h3>\n
La riduzione della carta ha aumentato la necessit\u00e0 di organizzazione<\/h3>\n
Come scegliere lo strumento di archiviazione digitale adatto alle tue esigenze<\/h3>\n
Sicurezza dello strumento di archiviazione<\/h3>\n
Essere di facile consultazione<\/h3>\n
Condivisione dell\u2019archivio<\/h3>\n
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In conclusione<\/h3>\n
![\"archiviazione](\"https:\/\/www.fatturadigitale.com\/wp-content\/uploads\/2019\/04\/archiviazione-digitale-fatturadigitale-company0151.jpg\")
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