ARCHIVIAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI: PERCHE’ RENDE PIU’ PRODUTTIVA LA TUA ATTIVITA’

Si parla molto di archiviazione digitale dei documenti, di cloud e dei suoi vantaggi in ambito di produttività dell’impresa, ma come nel concreto tutto questo porta ad una reale crescita di una microimpresa?

Cosa significa per la microimpresa la gestione digitale dei documenti?

Da studi effettuati su imprese con meno di 10 collaboratori, è risultato che, il passaggio al digitale, porta un risparmio di tempo in media dalle 6 fino alle 70 ore mensile.
Dall’analisi emerge poi, che i processi semplificati ed il migliore accesso ai dati, si traduce in una notevole riduzione dei tempi e di conseguenza, in un miglioramento dell’iter lavorativo.

Per dirla in maniera più semplice, avere a disposizione uno strumento che permette di salvare i documenti dell’attività in un posto, dove posso consultarli in maniera veloce, ed allo stesso tempo posso anche condividerli con collaboratori, partner, dipendenti, etc … aiuta la mia attività a lavorare meglio.

come può l'archiviazione digitale dei documenti rendere la tua attività più produttiva? Condividi il Tweet

Ma come archiviare i documenti?

Oramai qualsiasi imprenditore o libero professionista, sa che avere a disposizione le informazioni in qualsiasi momento, può fare la differenza.

Uno dei primi strumenti utilizzati nella microimpresa per archiviare e scambiare documenti è stata, ed in alcuni casi lo è ancora, la posta elettronica.

Non sono rari i casi di organizzazione e classificazione dei messaggi nel proprio client di posta elettronica. Ma forse questo non è lo strumento più adatto, non credi ?

L’esigenza di archiviare è basilare nella gestione quotidiana dell’attività. Ci sono tanti documenti dalle fatture, ai contratti, ai preventivi, l’estratto conto bancario, l’affitto dell’attrezzatura, etc… che bisogna conservare, ma soprattutto è necessario poterli ricercare e consultare.

E’ fondamentale avere un’organizzazione dei documenti. 

La riduzione della carta ha aumentato la necessità di organizzazione

Tutto sta diventando digitale. Con l’introduzione della fattura elettronica, anche questo tipo di documento si è trasformato in un supporto digitale. Riceviamo una serie di documenti in PDF, che sono l’unica copia del documento stesso.

E’  giunto il momento di organizzare il tuo archivio digitale.

Come scegliere lo strumento di archiviazione digitale adatto alle tue esigenze

Indipendentemente dalla tua attività, sono 3 le caratteristiche di base che lo strumento che scegli deve necessariamente avere :

– essere sicuro

– essere di facile consultazione

– essere condivisibile

Sicurezza dello strumento di archiviazione

Non ci possono essere soluzioni “fatte in casa”, a meno che la tua attività non si occupi proprio di archiviazione digitale.

Non bisogna confondere tra archiviazione digitale e conservazione sostitutivasono due cose diverse.

La sicurezza dei documenti deve essere data di base anche nell’archiviazione digitale e non soltanto nella conservazione sostitutiva.

Quando si sceglie un servizio, devono essere presenti alcune caratteristiche di base, che vengono “acquistate” e che devono darci la tranquillità di operare con un sistema sicuro e garantito.

Sul mercato esistono soluzioni di archiviazione e condivisione gratuite, che permettono di organizzare il proprio archivio. Il fatto che siano gratuite, può però a volte avere un risvolto negativo, se è gratis potrebbe essere limitato lo spazio, potrebbe non essere garantita la continuità di servizio, etc …

In alcuni casi sono ottime soluzioni, ma vanno prese per quelle che sono, un servizio gratuito che potrebbero sospendere in qualsiasi momento, non capita ma se capita ?

Essere di facile consultazione

L’archiviazione dei documenti in formato digitale, diventa un valido strumento solo se i documenti possono essere consultati in maniera facile e veloce.

Uno degli elementi che può dare questo risultato è certamente l’architettura cloud. Poter accedere ai propri documenti da un dispositivo collegato ad internet, permette di avere sempre a disposizione le informazioni di cui ho bisogno.

Condivisione dell’archivio

Condividere le informazioni è necessario un imprenditore o una micro impresa ha almeno un partner esterno che è il proprio commercialista. L’archivio digitale deve essere condiviso anche con lui.

Questo si traduce, ad esempio, nel fatto che quando riceviamo il pdf dell’estratto conto bancario, lo archiviamo ed il commercialista lo può consultare. Questa stessa operazione la puoi fare anche inviando per email, all’email dello studio, il pdf.

E di conseguenza devi :

  • accertarti che l’abbiano ricevuta
  • ricordarti quando l’hai mandata se devi rimandarla per qualche motivo
  • salvare il pdf da qualche parte
  • allo studio devono archiviare il tuo pdf da qualche parte

L’operazione più o meno si svolge in questo modo, e sei libero di gestirla così.

Rifletti però su questo , non diventa più veloce e sicuro archiviare il pdf dell’estratto conto nel tuo sistema ? Una sola operazione ed hai finito. Il tuo commercialista sa dove sono gli estratti conto della tua banca, e quando gli serve consultarli lo fa, senza doverti chiedere se l’hai ricevuto, se l’hai mandato, etc … Hai risparmiato tempo ed hai tutto sotto controllo.

In conclusione

Hai bisogno di archiviare i tuoi documenti se vuoi risparmiare tempo e denaro.

Devi archiviare i tuoi documenti in modo che: siano al sicuro, siano di facile consultazione, siano condivisibili

A cura di Blog COMPANY015

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